我認(rèn)識這樣一位秘書，他是為某市副市長服務(wù)的。但沒跟多久，領(lǐng)導(dǎo)就不要他跟了。我問他，到底是怎么回事？他說那天晚上下班前，副市長告訴他明天上午八點從單位出發(fā)去某企業(yè)調(diào)研?？墒撬陬I(lǐng)導(dǎo)交代這件事時，正好在開。
我認(rèn)識這樣一位秘書，他是為某市副市長服務(wù)的。但沒跟多久，領(lǐng)導(dǎo)就不要他跟了。我問他，到底是怎么回事？他說那天晚上下班前，副市長告訴他明天上午八點從單位出發(fā)去某企業(yè)調(diào)研。可是他在領(lǐng)導(dǎo)交代這件事時，正好在開小差，沒聽清。第二天上午，秘書按正常上班時間八點半到辦公室，一打聽才知領(lǐng)導(dǎo)八點就去企業(yè)了。我問他，你后來向領(lǐng)導(dǎo)解釋過嗎？他沮喪地說，領(lǐng)導(dǎo)最討厭時間觀念不強(qiáng)的干部了。解釋不解釋一樣的。這是一個沒有跟牢領(lǐng)導(dǎo)的小案例。我當(dāng)秘書的第三條體會是：“跟牢領(lǐng)導(dǎo)”。
跟牢領(lǐng)導(dǎo)是秘書的基本功。有這樣的順口溜：“一等秘書跟領(lǐng)導(dǎo)，二等秘書搞協(xié)調(diào)，三等秘書跑外調(diào)，四等秘書管票票，末等秘書寫材料”。一般單位不可能配這么多的秘書，這個順口溜的秘書把辦公室的所有成員都泛指為秘書。很多單位的秘書往往是跟領(lǐng)導(dǎo)、搞協(xié)調(diào)、管票票，寫材料等集于一身的。但這句順口溜也說明了跟牢領(lǐng)導(dǎo)、跟好領(lǐng)導(dǎo)的重要性。秘書離開領(lǐng)導(dǎo)，一般是這樣幾種情形：一是組織任用，放到一個新的崗位。二是領(lǐng)導(dǎo)不滿意，沒有跟牢。三是由于秘書個人原因如身體不適等，調(diào)離秘書崗位。領(lǐng)導(dǎo)不滿意，秘書跟不牢領(lǐng)導(dǎo)、跟不好領(lǐng)導(dǎo)，那基本可以斷定這是一個不合格的秘書。
跟牢領(lǐng)導(dǎo)有三境界。這三境界分別是：跟牢領(lǐng)導(dǎo)之人、跟牢領(lǐng)導(dǎo)之事、跟牢領(lǐng)導(dǎo)之心。
第一境界是跟牢領(lǐng)導(dǎo)之人。就是要與領(lǐng)導(dǎo)形影不離，領(lǐng)導(dǎo)走到哪里，秘書跟到哪里。這是最基本的。領(lǐng)導(dǎo)參加會務(wù)活動，秘書不能不在，除非領(lǐng)導(dǎo)交待你去做很重要、很特殊的工作。一些老秘書往往跟領(lǐng)導(dǎo)時間長了，也會有些小心思。比如領(lǐng)導(dǎo)參加會議，時間會比較長。秘書就會覺得呆在會場無聊，或跑到辦公室休息，或在會場外與人聊天。我當(dāng)秘書時就曾犯過這樣的錯誤：隨領(lǐng)導(dǎo)到會場，放好領(lǐng)導(dǎo)的公文包、茶杯、講話稿，會議一開始，就偷偷溜到辦公室，打開電腦看新聞。沒想到會議中途，領(lǐng)導(dǎo)從主席臺下來，要找我交代事情，辛虧我已回來，正好在會議室外的走廊里碰到了領(lǐng)導(dǎo)。跟牢領(lǐng)導(dǎo)之人，要做到以下幾點：
一是時刻出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)視線之內(nèi)，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時發(fā)出指令，及時提供相關(guān)服務(wù)。一開頭舉的這個案例，連領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研出發(fā)的時間都沒能掌握，必然跟不牢領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)秘書不能如普通干部那樣可以按時上下班。領(lǐng)導(dǎo)沒有離開辦公室，不管如何晚，都不能離開。某市政府領(lǐng)導(dǎo)秘書小陳家里雜事較多，孩子上幼兒園需要接送。領(lǐng)導(dǎo)了解這個情況后對小陳說，要么你還是換個崗位吧，跟著我太辛苦。小陳說，我會處理好的。就這樣他雷打不動跟了領(lǐng)導(dǎo)八年，起早摸黑，服務(wù)出色，得到組織和領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。
二是參與安排領(lǐng)導(dǎo)每天、每星期、每月的公務(wù)活動。安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動是一項重要工作，領(lǐng)導(dǎo)本人、辦公室領(lǐng)導(dǎo)都會提出意見，秘書要參與其間，了解每項公務(wù)活動的來龍去脈，掌握時間、地點、隨從人員、議程等各項節(jié)點，做到爛熟于心。一般來說，對領(lǐng)導(dǎo)的行程安排非常熟悉的秘書，領(lǐng)導(dǎo)的形蹤不會失控，更不會出現(xiàn)跟丟領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。從某種意義講，秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，從管理學(xué)角度講，就是在管理自己。為了記牢領(lǐng)導(dǎo)日程，我的做法是采用思維導(dǎo)圖軟件，每天做一張樹形圖，把自己要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的各項工作都標(biāo)在圖上。
三是隨時落實領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場提出的各項要求。秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)不是簡單的形影不離，不是給領(lǐng)導(dǎo)做個伴，而是要在第一時間，把領(lǐng)導(dǎo)作出的各項指示、要求、意見、通知等，迅速落實好。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖要講究技巧。比如領(lǐng)導(dǎo)外出調(diào)研發(fā)現(xiàn)路上廣告牌擺得不正，或者衛(wèi)生較差，交代你打電話要求有關(guān)部門立即整改。那你就得適時打電話，但不要擺著領(lǐng)導(dǎo)的面，不要夸大或縮小領(lǐng)導(dǎo)的不滿。個別秘書不太老練，在領(lǐng)導(dǎo)氣頭上立即當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)的面打電話，你可能沒有傳達(dá)好領(lǐng)導(dǎo)的意圖，領(lǐng)導(dǎo)就會奪過你的電話，直接訓(xùn)斥對方。這樣氣氛就會比較凝重，讓領(lǐng)導(dǎo)火上加油，讓你自己感到不會辦事，讓對方也會不快。
