本文作者系甘肅省慶陽市華池縣委常委、組織部長胡正平，他在任慶陽市委副秘書長期間，曾在全市科級(jí)干部培訓(xùn)班上講解文秘工作的相關(guān)知識(shí)，系統(tǒng)周延，案例豐富，值得細(xì)讀。
辦文、辦會(huì)、辦事的幾點(diǎn)體會(huì)
全市科級(jí)。
本文作者系甘肅省慶陽市華池縣委常委、組織部長胡正平，他在任慶陽市委副秘書長期間，曾在全市科級(jí)干部培訓(xùn)班上講解文秘工作的相關(guān)知識(shí)，系統(tǒng)周延，案例豐富，值得細(xì)讀。
辦文、辦會(huì)、辦事的幾點(diǎn)體會(huì)
全市科級(jí)干部培訓(xùn)班文秘知識(shí)講稿
我講的題目是“辦文、辦會(huì)、辦事的幾點(diǎn)體會(huì)”。之所以選擇這樣的題目，就是因?yàn)檗k文、辦會(huì)、辦事是文秘工作主要任務(wù)，也是我們公務(wù)人員做好工作的根本手段。
文秘工作，也就是辦公室工作。每一個(gè)單位、每一個(gè)部門都有文秘工作的存在。各級(jí)辦公室（有的叫秘書部門），都為對(duì)應(yīng)的各級(jí)組織和工作機(jī)構(gòu)服務(wù)。概括來說主要有四大職能：參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和后勤保障。這些職能都是通過辦文、辦會(huì)和辦事來實(shí)現(xiàn)?？梢哉f辦公室主要干的就是辦文、辦會(huì)和辦事的工作。另一方面，大家來自各個(gè)部門，不論從事黨委部門、還是政府部門的工作，工作任務(wù)的完成，都是通過辦文、辦會(huì)和辦事來實(shí)現(xiàn)。某種意義說，辦文、辦會(huì)和辦事的能力就是工作能力的重要表現(xiàn)。所以我們有必要在這個(gè)方面和大家交流。
首先我給大家講講辦公室工作特性。只有懂得辦公室工作的特性，才能了解辦公室辦文、辦會(huì)、辦事的特點(diǎn)和要求。
辦公室工作有四個(gè)特性
一是關(guān)鍵性
辦公室居于樞紐位置，是參謀部，智囊團(tuán)，是中樞機(jī)構(gòu)，是核心部門。江澤民同志講過“各級(jí)辦公部門是各級(jí)黨委的左右手”。“辦公室處在承上啟下的地位，在黨的工作部門中具有特殊的地位和作用，它的工作好不好對(duì)黨委乃至全局的影響很大?！?/span>
一頓晚餐輸?shù)袅艘粓鰬?zhàn)爭。公元前607年春天，宋國和鄭國發(fā)生了一場戰(zhàn)爭。戰(zhàn)前宋國主帥華元搞賞三軍，以迎戰(zhàn)鄭國軍隊(duì)。在犒賞的過程中，華元的車夫羊斟沒有分到羊肉，有人見了，建議華元給羊斟一塊羊肉。華元撇了撇嘴，不屑地說：“打仗又不靠他!”不多久，宋軍與鄭軍決戰(zhàn)。兩軍鏖戰(zhàn)正酣，忽然，羊斟駕著華元的戰(zhàn)車沖向鄭國軍隊(duì)的陣營。眼看自己要孤身陷入敵陣，華元急忙呵斥羊斟，這時(shí)羊斟回頭說了一句流傳至今的“名言”：“疇昔之羊，子為政；今日之事，我為政?！币馑际钦f，以前分羊肉的事，您說了算，今天駕車的事，我說了算。說話之間，戰(zhàn)車已經(jīng)沖進(jìn)敵營，鄭軍一哄而上把華元捆了個(gè)結(jié)實(shí)?？吹街鲙洷环?，宋軍人心渙散，頃刻間土崩瓦解、一敗涂地。車夫的工作雖然簡單，但處在直接為主帥服務(wù)的核心位置上，其人品德行和業(yè)務(wù)水平就關(guān)系到主帥本人的安危，并由此而影響到整個(gè)軍隊(duì)乃至國家的安危。辦公室工作也是這樣，他工作的好壞直接影響全市工作的大局。
二是服務(wù)性
辦公室是服務(wù)機(jī)關(guān)。我們常說，辦公室是“三服務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門服務(wù)，為干部群眾服務(wù)。
三是綜合性
部門來說，各科的工作都要涉及。我們市委辦公室的工作涉及到黨委工作的各個(gè)方面。我們經(jīng)常講，我們是全科醫(yī)生，什么病都要看。
四是被動(dòng)性
辦公室工作是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來開展的。很多事先是不能預(yù)料的、偶發(fā)的、臨時(shí)性的。什么時(shí)候出現(xiàn)，自己不好安排，也無法事先安排。在很大程度上是被動(dòng)的開展工作。
辦公室工作的特性，就要求我們辦文、辦會(huì)、辦事做到四個(gè)必須，這也是辦文、辦會(huì)、辦事的總的要求。
一是必須高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量
辦公室的工作都是一些大事，影響深遠(yuǎn)、責(zé)任重大。另一方面，辦公室工作代表了一個(gè)單位、一個(gè)部門、甚至一個(gè)地方的工作。這就要求辦公室辦文、辦公、辦事必須高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、不能出現(xiàn)任何的差錯(cuò)和失誤。
2009年和2010年我們辦公室開展了尋找失誤和差錯(cuò)活動(dòng)，共找到了17條失誤和差錯(cuò)。這里面大多是文字校對(duì)、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)排序出現(xiàn)差錯(cuò)，最嚴(yán)重的失誤是2009年10月20日寧縣在舉行新莊年產(chǎn)800萬噸煤礦奠基儀式的失誤。這次活動(dòng)規(guī)格很高，省委書記、省長、華能集團(tuán)的黨組書記很多部省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出席。會(huì)前，寧縣的領(lǐng)導(dǎo)非常重視，每一個(gè)細(xì)節(jié)都做了檢查，但是在省委陸書記宣布新莊年產(chǎn)800萬噸煤礦開工時(shí)，話筒沒有了聲音。省電視臺(tái)的記者說，我們專門錄這句話來了，還沒有錄上。雖然是話筒引起的，失誤很小，但是影響很大。
二是必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖
辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。這就決定了我們的工作是從屬性的工作，必須以領(lǐng)導(dǎo)的滿意為工作標(biāo)準(zhǔn)。我們必須領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行工作，做到到位而不越位。為領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施服務(wù)，不能參與決策；協(xié)助辦理不能包辦代替。
秘書的水平永遠(yuǎn)是超越不了領(lǐng)導(dǎo)的水平。正寧有個(gè)看門的說，膽敢讓我識(shí)字，膽敢給我把秘書配硬。給我個(gè)縣長我都敢當(dāng)哩。他只看到了秘書給領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的一面，沒有看到秘書的服務(wù)從屬的一面。只有好的領(lǐng)導(dǎo)才有好的秘書。那個(gè)領(lǐng)導(dǎo)講話材料寫的好，那是領(lǐng)導(dǎo)的要求高。只有高水平的領(lǐng)導(dǎo)才能提出高的要求。領(lǐng)導(dǎo)的水平?jīng)Q定著秘書的水平。
三是必須熟悉多方面的工作情況
辦公室工作涉及方方面面人，涉及到各個(gè)領(lǐng)域，辦公室工作人員必須熟悉各方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，成為多面手。我們黨代會(huì)報(bào)告、政府工作報(bào)告，這些大材料涉及到全市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面，起草這樣的材料，就要對(duì)各方面的工作都要掌握和了解。
四是必須把握工作規(guī)律
李瑞環(huán)同志講過一句名言，“在這條路上，如果有一位同志跌倒了，那么是個(gè)例，是特殊的情況；十個(gè)同志經(jīng)過，有九個(gè)同志跌倒了，那么就是有規(guī)律可循了”。辦公室工作雖然千頭萬緒，但也有規(guī)律可找。我們要善于總結(jié)，勤于思考，從普遍性的問題中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，把零碎的、雜亂的心得化為系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，把感性的經(jīng)驗(yàn)變成理性的認(rèn)識(shí)。我們省人大的一位秘書長給大家講，他的工作就是查看席次、安排車輛、前排就坐，帶頭鼓掌。這就是人大辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律。
第一個(gè)問題，關(guān)于辦文
“辦文”主要辦兩個(gè)方面的“文”，一個(gè)材料起草，另一個(gè)就是公文的處理。
一、材料起草
材料起草很重要。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，他是領(lǐng)導(dǎo)者行使職能、推動(dòng)工作、實(shí)施決策的重要手段。1936年10月，毛主席給丁玲的一首詞中有兩句話“纖筆一支誰與似，三千毛瑟精兵。”鄧小平同志也曾經(jīng)說過，“實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的方法是用筆桿子”。
對(duì)于文秘人員來說，寫材料是文秘人員的看家本領(lǐng)和核心能力。我們講辦公室的首要工作就是參謀助手，參謀助手的重要載體就是文字材料，就是把我們的意見和建議通過起草材料轉(zhuǎn)變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策和部署，把我們個(gè)人的真知灼見通過起草材料轉(zhuǎn)化為集體的決議和政策制度。這就是“以文輔政”。
我們辦公室工作既要緊密聯(lián)系群眾，又要緊密聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)。如何聯(lián)系，我看最便捷的、最深入聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)的途徑就是文稿起草。只有在文稿起草的過程中，在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)材料反復(fù)修改的過程中，我們才實(shí)現(xiàn)了與領(lǐng)導(dǎo)干部工作上的交流，思想上的交融。我們注意到這樣一個(gè)現(xiàn)象。一個(gè)單位，能夠得到領(lǐng)導(dǎo)重視和關(guān)注的是材料寫的好的人，提拔進(jìn)步快，能夠得到重用的是材料寫的好的人，能夠被上級(jí)部門發(fā)現(xiàn)，調(diào)入上級(jí)部門工作的是材料寫的好的人。所以我們文秘人員和機(jī)關(guān)工作人員都要把寫材料作為第一要?jiǎng)?wù)，下苦工鉆研和學(xué)習(xí)，才能以文立身，以文立業(yè)。
寫材料是很一項(xiàng)艱苦的工作。寫材料需要?jiǎng)?chuàng)造，創(chuàng)造就要付出智慧，就要付出艱苦的努力。有人說，“再會(huì)寫材料的人，也沒有好寫的材料”。
每一個(gè)材料都要細(xì)心琢磨，都要費(fèi)盡思量。我們?cè)瓉淼恼f(xié)張文先主席說，寫材料的人“吃的是霸王苦”。咱們市委原來的王劍英秘書長說“為別人奉獻(xiàn)智慧是最苦的事情”。曹雪芹在回顧《紅樓夢(mèng)》創(chuàng)作的歷程的艱辛?xí)r感嘆；“字字看來皆是血，十年辛苦不尋常?！笨梢妼懖牧献怨啪筒蝗菀?。
寫材料的過程，是文秘人員研究問題，提高自己工作能力和學(xué)識(shí)水平的過程。說句老實(shí)話，我在調(diào)任市委辦公室工作以前，不怎么會(huì)寫材料。我在辦公室工作，先后給原任孫效東書記（現(xiàn)在任省人大常委會(huì)副主任、省工會(huì)主席），原政協(xié)張文先主席當(dāng)秘書，在原市委盧造鈞秘書長等一些領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下工作，在給他們寫材料的過程中，自己的寫作能力得到了很大的提高。我常常給我們辦公室的秘書講，我們一定要珍惜為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的機(jī)會(huì)，服務(wù)就是學(xué)習(xí)，是全方位的學(xué)習(xí)。通過給領(lǐng)導(dǎo)寫材料，我們能夠?qū)W習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式、工作方法和從政經(jīng)驗(yàn)，能夠提高我們的寫作能力。領(lǐng)導(dǎo)是我們最好的老師。所以我們寫材料，就要有不怕吃苦的精神，就要把每一份材料作為學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。只有這樣我們才能不斷進(jìn)步，也才會(huì)感受到成功的快樂和喜悅。2006年元旦，市委辦公室舉辦干部職工文藝晚會(huì)，我寫了一首朗誦詩，寫的不好，但有這樣兩段是寫材料的內(nèi)心世界的真實(shí)寫照。
辦公室亮起不滅的燈光
憨夢(mèng)成了我們的奢望
美好的未來在腦海暢想
發(fā)展的大計(jì)在筆端飛揚(yáng)
為了群眾的福祉，
為了實(shí)現(xiàn)小康
我們字斟句酌，費(fèi)盡思量
?
一份份材料擺在領(lǐng)導(dǎo)桌上
在忐忑不安中
我們期待默許和贊賞
會(huì)場上如潮的掌聲
令我們心花怒放
下面我談五點(diǎn)具體的感受
辦公文我歸納為把好“五關(guān)”。
第一是把好政治關(guān)，第二是把好政策關(guān)，第三是把好事實(shí)關(guān)，第四是把好格式關(guān)，第五是把好語言關(guān)。
第一，要把好政治關(guān)。
辦理公文我認(rèn)為首要是把好政治關(guān)，因?yàn)楣氖怯幸?guī)范體式和法定效力的，不能出現(xiàn)政治錯(cuò)誤。蓋著大紅章發(fā)下去，是有法律效力，絕對(duì)不能出現(xiàn)政治問題。
一是不能違反或不符合黨和國家的法律法規(guī)。就是發(fā)的公文不能與法律法規(guī)相抵觸。很多同志認(rèn)為不大可能吧？怎么會(huì)出現(xiàn)這個(gè)問題？大家可以在網(wǎng)上查到，某省曾經(jīng)發(fā)過一個(gè)文件，是以省委省政府的名義發(fā)的。這個(gè)文件里面提出一個(gè)名企在創(chuàng)業(yè)初期豁免“原罪”的問題，就是不管資本積累是什么途徑得來的，你在我這個(gè)地方投資我豁免，這就突破了刑法的有關(guān)規(guī)定，對(duì)刑法的有關(guān)有罪無罪的解釋必須是“全國人大”。這種事情也是有的，首先一條是不能違反法律法規(guī)。
二是公文里面不能出現(xiàn)姓名、職務(wù)、排序上的錯(cuò)誤。這個(gè)如果出錯(cuò)了也是政治問題。比如說我們市上的領(lǐng)導(dǎo)有嚴(yán)格的排序的，不能按想象來排列。
三是公文里還涉及到一些權(quán)限的問題，我們也不能簡單的處理。我們?cè)谟行┕囊筘?cái)政部門給予財(cái)力保障，編制部門要增加編制。這就超越了權(quán)限。辦公文首先要有政治意識(shí)，要把好政治關(guān)，不管是公文起草人員還是審核公文的各級(jí)干部，這是第一關(guān)。
第二，要把好政策關(guān)。
政策必須前后一致，左右一致，不能是前一個(gè)人是這一條規(guī)定，后一個(gè)人又是另一條規(guī)定。當(dāng)然，有時(shí)候政策需要調(diào)整，但必須保證之策的一貫性。不一致的政策下去了，下面就會(huì)無所適從。后果嚴(yán)重的可能會(huì)損害一部分人利益，可能會(huì)引發(fā)社會(huì)穩(wěn)定的問題。我們?cè)诠膶徍撕推鸩莘矫嬉泻軓?qiáng)的政策觀念，必須要把政策的前后左右都考慮周全。絕對(duì)不能因?yàn)槲覀兊墓南掳l(fā)而引發(fā)政策執(zhí)行上的混亂，引發(fā)社會(huì)穩(wěn)定的問題。
第三，要把好事實(shí)關(guān)。
事實(shí)包括數(shù)字、引文、人名、地名，還有公文涉及的一些事情的事實(shí)，都必須要把好關(guān)，不能出任何差錯(cuò)。比如說有一個(gè)地方就出了一個(gè)笑話，干部任免在大會(huì)上宣布的時(shí)候全場嘩然，發(fā)生了什么事情呢？就是把該免得任，該任的免，事實(shí)顛倒了，問題就大了。
第四，要把好格式關(guān)。
公文的格式是規(guī)范的，有統(tǒng)一的規(guī)定。不是想怎么來就怎么來，在這方面我們要嚴(yán)格按照國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法來處理。
第一個(gè)是公文的抬頭，就是紅頭文件的紅頭是有規(guī)定的，紅頭和下面的蓋章必須是一致的。
第二個(gè)是文種不能混用，就像我剛才說的，請(qǐng)示就是請(qǐng)示，報(bào)告就是報(bào)告。不能叫請(qǐng)示報(bào)告，不能把請(qǐng)示寫成報(bào)告，更不能下行文當(dāng)成上行文使，給上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)通知是不行的，文種是絕對(duì)不能混用的。
第三個(gè)就是上行文主送機(jī)關(guān)必須是一個(gè)。上行文主送機(jī)關(guān)必須是一個(gè)。有很多同志不懂這個(gè)規(guī)矩。如我報(bào)一個(gè)請(qǐng)示，只能給分管這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)一份請(qǐng)示，不能每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都送，那就會(huì)出問題。有什么問題呢？就是不同領(lǐng)導(dǎo)的批示可能不一致，最后執(zhí)行誰的？造成了領(lǐng)導(dǎo)之間的不協(xié)調(diào)，給上級(jí)機(jī)關(guān)造成了矛盾，最后你自己無所適從，哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的指示你能不執(zhí)行？不能說合我意的執(zhí)行，不合我意的不執(zhí)行。
下行文必須是下一級(jí)的管轄的機(jī)關(guān)，我不能發(fā)下兩級(jí)。我只能發(fā)下一級(jí)管轄的部門。再一個(gè)就是發(fā)文機(jī)關(guān)的署名不能遺漏。四個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，那么落款就是四個(gè)單位，按規(guī)定的順序排列，不能遺漏。在簡稱和全稱方面要一致，要么用規(guī)范的簡稱，要么用全部規(guī)范的全稱，都沒有問題。還有一個(gè)是發(fā)文的日期，發(fā)文日期必須是最后一位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，不是我們?cè)谄鸩莨牡臅r(shí)候的日期。格式里面有很多要求，這里不一一講了。
第五，要把好語言關(guān)。
我剛才在講起草材料的時(shí)候講到了語言的問題，那么我們?cè)谥v公文語言的時(shí)候就特別強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確、簡潔，不要啰嗦。我們的公文都要求簡單一些、簡短一些，要求要明確一些。還有最重要的一點(diǎn)是做好校對(duì)，不能出現(xiàn)差錯(cuò)。校對(duì)差錯(cuò)我們經(jīng)常會(huì)遇到的問題，國家報(bào)刊書籍一般差錯(cuò)率在萬分之二以下。但對(duì)一些關(guān)鍵的地方絕對(duì)不能出現(xiàn)差錯(cuò)。比如標(biāo)題、人名、地名、時(shí)間等等。
